Transformarea digitală devine, tot mai des, o vorbă goală în peisajul românesc al afacerilor. Multe companii au făcut pași repede în pandemie, dar rezultatele pot fi adesea departe de a fi cele promise. În loc să fie o schimbare profundă care să optimizeze procesele și să crească valoarea pentru clienți, digitalizarea se reduce deseori la implementarea unor soluții superficiale, pe alocuri doar pentru aspectul vizual sau pentru a satisface cerințe administrative. Cu toate acestea, transformarea adevărată se măsoară în impact: reducerea timpilor, creșterea predictibilității și simplificarea deciziilor, nu în numărul de aplicații sau de rapoarte generate.
De ce digitalizarea rămâne la nivel de prezentare și nu ajunge în operațiuni?
Problema majoră stă în confuzia dintre tehnologie și rezultat. La ce folosește o licență nouă sau un chatbot, dacă procesele din spatele lor nu sunt reevaluate și optimizate? În acest caz, mutarea muncii de pe un canal pe altul nu face decât să mute efortul, fără a aduce eficiență. Dezvoltarea unei transformări autentice implică refacerea fluxurilor de lucru, eliminarea pașilor inutili, clarificarea responsabilităților și apoi alegerea tehnologiilor care susțin aceste noi moduri de lucru. În cazul în care această etapă lipseste, totul se limitează la un set de soluții fără legătură cu realitatea zilnică a companiei.
Un alt obstacol important este absenta unui „owner” clar în organizație. Când proiectele sunt tratate ca atribuții strict IT, există riscul ca mentalitatea să rămână de a „bifa” implementări, fără a genera schimbări reale. La originea unei transformări durabile trebuie să fie un sponsor puternic din zona de business, implicat activ, cu mandatul de a decide și de a prioritiza. În plus, este nevoie de o echipă mixtă, care să includă specialiști în procese, date, IT și utilizatori. Fără această colaborare strânsă, proiectele tind să devină simple negocieri consume de timp și resurse, fără a genera valoare concretă.
Cultura organizației rămâne, în multe cazuri, un obstacol uriaș. În companiile obișnuite cu improvizația și soluțiile rapide, digitalizarea scoate la lumină probleme periculoase: date incomplete, reguli neclare, procese redundante și decizii luate pe bază de intuiție. Frecvent, în momentul în care managerii încep să vadă aceste deficiențe, renunță, fie din frica de schimbare, fie din oboseala de a reconfigure tot sistemul. Însă, tocmai acea conștientizare trebuie folosită ca un ghid pentru îmbunătățire, nu ca un motiv de abandon.
Transformarea reală: procese, date și decizii
Rezultatele autentice se observă, în primul rând, în eficiența proceselor operaționale. Clientul începe să primească răspunsuri mai rapid, angajații nu mai pierd ore în june de aprobare și managementul dispune de informații actualizate, în timp real. Înlocuirea fluxurilor manuale cu cele digitale duce la reducerea semnificativă a timpilor de procesare — de la zile la câteva ore sau minute. În plus, facturile se validează automat, iar cererile de serviciu nu mai rămân blocate în inbox-uri, ci sunt gestionate eficient.
Al doilea pilon se referă la calitatea datelor. În România, diferențele între sistemele de vânzări, financiar și operațional sunt frecvent cauza unor rapoarte inconsistente sau inutile. Realizarea unei surse unice de adevăr, cu reguli clare privind introducerea, validarea și modificarea datelor, devine fundamentală. Fără această consolidare, orice raport riscă să fie doar o discuție despre cifre, mai degrabă decât o bază pentru decizii rapide și inteligente.
Ultimul aspect vizat este modul în care se iau deciziile. Când datele sunt curate și procesele clar definite, conducerea nu mai trebuie să se bazeze pe „știință” sau intuiție, ci pe indicatori obiectivi. O companie cu adevărat digitalizată poate reacționa rapid, de la ajustarea strategiei până la remedierea problemelor operaționale. În loc să aștepte trimestrul sau chiar anul pentru a face schimbări, ajunge să gestioneze problema în zile numeroase, dacă nu ore.
Capcanele din sânul digitalizării în România
Din păcate, multe proiecte de digitalizare rămân la nivel de “vitrină”. Multe companii lansează portaluri sau aplicații frumoase, dar în spatele lor, angajații continuă să folosească Excel, PDF-uri sau alte soluții vechi. Aceasta se întâmplă adesea din cauza condiției ca transformarea să fie condusă mai mult de imagine pentru “show”, decât de nevoile operațiunilor reale. Rezultatul este o dezamăgire pe termen lung, care provoacă frustrare și dezinteres.
Un alt fenomen frecvent este shadow IT-ul, unde fiecare departament achiziționează și implementează soluții fără un plan comun sau o strategie coerentă. De la platforme de contracte la sisteme de ticketing sau CRM-uri, fiecare rezolvă o problemă locală, dar riscă să creeze un ecosistem dezorganizat, greu de gestionat și costisitor.
Nu în ultimul rând, numeroase proiecte succede ghemuite în faza de implementare, fără a mai ajunge să fie complet finalizate și integrate. Încep cu speranță, dar lipsa de responsabilitate, de planificare și de suport post-implementare duce, adesea, la revenirea la vechile obiceiuri și la pierderea investiției.
Calea spre transformarea durabilă
Pentru a evita aceste capcane, companiile trebuie să adopte o abordare etapizată, bazată pe procese critice pentru business. Este esențial să fie stabilite responsabilități clare, să se implementeze un control riguros al datelor și să se asigure suport constant pentru utilizatori. O strategie concentrată pe măsurare, cu indicatori concreți, va arăta dacă digitalizarea aduce beneficii reale sau doar un influx de aplicații inutile.
Transformarea digitală adevărată implică schimbarea mentalității, a proceselor și a modului în care se ia decizia. Într-o economie aflată în continuă evoluție, companiile trebuie să înțeleagă că tehnologia, dacă nu susține o viziune clară și bine definită de îmbunătățire, devine o investiție de formă, nu de fond. În prezent, cele mai avansate exemple românești arată că succesul vine din disciplina de a transforma procesele, de a avea o cultură a datelor și de a lega deciziile de informații concrete, rapid accesibile. Într-un astfel de peisaj, digitalizarea nu mai este doar un buzzword, ci un adevărat motor de competitivitate.
